Finns risken att kompetens förloras med ett aktivitetsbaserat kontor?

Vi arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor och likt många andra företag och organisationer som klassas som kunskapsintensiva organisationer inför flexibla och aktivitetsbaserade kontor det ger oss många möjligheter och fördelar. Vi vet från undersökningar och forskning, ex McKinsey, att kunskapsarbetare lägger > 70% av sin tid på interaktivitet med andra för att få sina arbetsuppgifter utförda.

Vi vet också i studier, som ex Allen Curve, att vi interagerar mest med de som sitter oss fysiskt nära. Intensiteten i interaktivitet avtar markant vid över 10 meters avstånd, det är viktigt att förstå vid införandet av en aktivitetsbaserad arbetsplats. Kunskapsutveckling kräver interaktivitet. Hur säkerställs effekthemtagningen av en investering i ett aktivitetsbaserat kontor? När vi inte längre sitter fysiskt nära varandra, räcker det med tekniken som stöder virtuella flöden?

En uppenbar risk  är dock att kunskapsöverföring mellan medarbetare som arbetat längre tid på företaget och nyanställda förloras. Den naturliga mötesplatsen vid kaffeautomaten kanske försvinner om vi arbetar mer på distans. En kompetensutveckling i organisationen  kräver exempelvis en effektiv kompetensöverföring från mer seniora till yngre medarbetare och därför behöver de kommunicera med varandra. För att seniora och yngre medarbetare inte ska bli mer isolerade från varandra, behöver de arbeta med att bygga förtroende sinsemellan.  Om man delar in medarbetarna i grupper som arbetat längre och grupper som arbetat kortare tid på företaget, är det från undersökningar vi gjort tydligt, att medarbetare samarbetar mera frekvent med dem som varit ungefär lika länge på företaget. Personer med tex 1-3 års anställning samarbetar inte i samma utsträckning med personer i gruppen som har mer än 15 års anställning.

För att snabbt få nya  medarbetare produktiva och för att förhindra att kompetens inte lämnar organisationen, när medarbetare går i pension, eller av annat skäl slutar, behöver ledningen säkerställa att organisationens sociala nätverk skapar möjlighet för att överföra kunskap mellan de som varit 15 år och mer på företaget och de som varit anställda under 3 år.

Som det skrivs i artikeln, det är bra att jobba hemma behövs det nya anpassade principer ledning och uppföljning, finns en risk att erfarna medarbetare utför sitt jobb, där det passar dem bäst, tex hemma. Det passar säkert deras livssituation bra och kanske tom ökar deras produktivitet. Följden kan tyvärr bli att kontoret dräneras på deras kompetens, vilket kan leda till att yngre medarbetare går miste om dessa kollegors erfarenhet.

Företagsledare kan, proaktivt, genom att analysera organisationens sociala nätverk, säkerställa effekthemtagning av det aktivitetsbaserade kontoret och möjligheten att arbeta hemifrån. Ett exempel är att visualisera och följa upp att medarbetare sociala nätverk som har en bra mix av medarbetare med olika anställningstid på företaget. Var har ni i era goda exempel och vilka brister/gap behöver ni arbeta med för att säkerställa effekthemtagning av aktivitetsbaserade arbetsplatser?